Toplantının verimli geçmesi için toplantı zamanını ayarlamak ve bunu toplantıya katılacaklara da bildirmek, kişilerin işlerini planlamalarını sağlayacaktır. Bir toplantının verimli geçmesi hem işlerin kolay ve hızlı şekilde ilerlemesini hem de yönetici ve çalışanların varsa sorunları dile getirmesini ve yapıcı çözümler bulmasını sağlar.